Кадровый аутсорсинг

При несоблюдении требований трудового законодательства к организации могут быть применены различные санкции - от крупных штрафов до принудительной приостановки деятельности компании и лишения генерального директора права на осуществление профессиональной деятельности на срок от 1 года до 3 лет.

Специалисты компании "Smart Consulting" гарантируют, что, передав ведение кадрового учёта в наши руки, кадровое делопроизводство Вашей организации будет вестись согласно всем нормам трудового законодательства, что сведёт вероятность возникновения штрафов при проверках и финансовых потерь в случае трудового конфликта к минимальному уровню.

Наши специалисты помогут в решении любых кадровых задач, оперативно реагируя на любые изменения трудового законодательства. Сотрудничество с компанией "Smart Consulting" позволит Вам:

• сэкономить денежные средства на найме работника отдела кадров и оборудование ему рабочего места;
• разгрузить штатного сотрудника (например, главного бухгалтера), на которого частично или полностью возложены обязанности по ведению кадрового учёта;
• всегда иметь грамотно оформленную кадровую документацию на предприятии;
• всегда быть готовым к проверкам со стороны Государственной Инспекции Труда и других контролирующих организаций.

Для компаний, которые только начинают свою деятельность, наши специалисты готовы помочь в построении кадрового делопроизводства с нуля и составлении основной кадровой документации.

Компания "Smart Consulting" предлагает услуги по расчету заработной платы и социальных пособий для компаний вне зависимости от их деятельности, организационной структуры и количества работников. Передача данных функций специалистам нашей компании не только решит проблему ошибок и задержек в оплате труда персонала, но и обезопасит Ваше предприятие от штрафов в случае проверки со стороны контролирующих органов.

Что входит в услугу аутсорсинга заработной платы

• расчет аванса, заработной платы, вознаграждений по договорам гражданско-правового характера;
• расчёт отпускных, командировочных, выплат по больничным листкам и т.д.;
• расчёт зарплатных налогов и взносов в ПФР, ФСС и ФОМС;
• подготовка расчетных листков сотрудникам;
• составление справок 2-НДФЛ по запросу сотрудников;
• подготовка платежной ведомости по авансам и заработной плате;
• расчёт промежуточных выплат сотрудникам;
• составление и отправка всех видов зарплатной отчетности в ИФНС, ПФР и ФСС;
• проведение сверок с внебюджетными фондами;
• контроль взаиморасчетов с налоговыми органами на регулярной основе;
• устные консультации по трудовому законодательству.

Цена на услуги по начислению заработной платы зависит, в первую очередь, от количества работников предприятия, окончательная сумма определяется с Клиентом после первичной консультации.

Необходимо понимать всю важность правильной постановки системы кадрового учета в компании, поскольку это является залогом успешного функционирования любого предприятия.

Постановка кадрового учета состоит из нескольких шагов:

1. Организация кадрового делопроизводства. Начинается с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в основных законах и кадровых инструкциях.
2. Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации оформляется трудовой договор с генеральным директором, а также издаётся указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. В дальнейшем составляется перечень кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и происходит утверждение их форм у генерального директора организации.
3. Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготавливается форма трудового договора, разрабатываются проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и т.д.
4. Назначение ответственных по кадрам лиц. Происходит назначение одного или нескольких специалистов, ответственных за ведение учёта, хранение трудовых книжек сотрудников, охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам и ведение табеля учета рабочего времени.
5. Принятие сотрудников на работу. На каждого работника создается пакет документов при поступлении, состоящий из приказа о приеме на работу, трудового договора, должностной инструкции, трудовой книжки (оформляется новая или ведется старая), персональной карточки и согласия на обработку персональных данных.

Специалисты компании "Smart Consulting" готовы взять на себя все этапы процесса постановки кадрового учёта на предприятии и в дальнейшем вести учёт на регулярной основе.

Чаще всего восстановление кадрового учёта необходимо в случаях:
1) Покупки готового бизнеса, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым владельцам необходимо восстановить кадровое делопроизводство после предыдущих собственников.
2) Когда разгорается трудовой спор, который может впоследствии вылиться в проверку трудовой инспекции и других контролирующих органов. В этом случае оперативно привести в порядок кадровую документацию необходимо для того, чтобы не нарваться на штрафы.
3) Когда становится виден факт недобросовестной работы сотрудника, который мог намеренно исказить или уничтожить кадровые документы организации.

Перед тем, как приступать к процедуре восстановления учёта, необходимо понимать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в организации на текущий момент;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать "с нуля".

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных.

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя:
1) На организацию:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• журнал учета трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных сотрудников.

2) На каждого сотрудника:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
• трудовая книжка;
• личная карточка Т-2;
• приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Когда по всему вышеперечисленному будет понимание, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации:
Этап 1. Восстанавливаются обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы.
Этап 2. Проверяются и восстанавливаются кадровые документы работников (личные дела).
Этап 3. Проверяются и восстанавливаются документы по основным кадровым процедурам (отпуска, командировки, увольнение, больничные, премирование и т.д.).

Комплексно восстановив кадровый учёт, Вы получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте его ведение специалистам компании "Smart Consulting", которые будут поддерживать его в порядке и вовремя оформлять текущие документы.

Государственная Инспекция Труда (ГИТ) наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства.
Проверки, проводимые инспекторами ГИТ в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми. 
Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года. Для ее осуществления достаточно наличие следующих оснований:

• прошло три года со дня государственной регистрации организации;
• прошло три года с момента завершения последней плановой проверки.

Основания для проведения внеплановой проверки следующие:

• невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
• установление зарплаты ниже МРОТ;
• невыполнение работодателем предписания инспектора ГИТ;
• поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
• жалоба работника на нарушение трудовых прав;
• запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте.

Проверку ГИТ можно разделить на 2 направления:
1) Проверка кадровых документов.
Инспекцию труда будут интересовать материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Проверять инспектор будет следующие документы:

• учредительные документы;
• коллективный договор;
• весь перечень документов, связанных с оплатой труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры;
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• табели расчета заработной платы;
• больничные листы;
• график отпусков;
• личные карточки сотрудников;
• приказы о назначении на должность;
• трудовые книжки;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• положение об оплате труда и премировании;
• положение о защите персональных данных.

2) Проверка безопасности выполняемых работ.
В этом случае инспекторы обратят внимание на следующие моменты:

• требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
• меры безопасности при проведении работ;
• обеспечение работников средствами защиты;
• организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (СОУТ).

Важно понимать, что во время проведения проверки инспекторы ГИТ, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников. Это создаёт атмосферу дискомфорта на предприятии и негативно сказывается на эффективности работы.

Для того, чтобы без проблем пройти проверку ГИТ и избежать начисления на организацию существенных штрафов мы предлагаем воспользоваться услугами компании "Smart Consulting" - наши специалисты смогут как привести кадровый документооборот в порядок перед проверкой, так и отстоять Ваши интересы в спорах с инспекцией непосредственно во время её проведения.